Motywacja jest często kluczem do sukcesu. Jest też często wyzwaniem ponad siły dla menedżerów. Z tego artykułu dowiesz się jak stworzyć warunki do motywacji swoim pracownikom. Zaczniemy od tego, jak menedżerowie motywują pracowników i jak mogliby robić to lepiej.

Wielkie mowy, szczytne idee i krzyk

Tak pokrótce można opisać ulubione metody motywowania menedżerów. Zwłaszcza początkujących, choć i bardziej doświadczonym się zdarza. Naoglądali się Władcy Pierścieni i zgrywają Aragorna przed bitwą. Efekt – jest, naturalnie. Dobra mowa potrafi zelektryzować i uskrzydlić – zarówno mówcę i słuchaczy (chociaż mówcę bardziej). Problem w tym, że działanie tej metody jest bardzo krótkie, a do tego szybko się zużywa. Pierwsza mowa – super. Druga choćby nie wiem jak dobra nie odniesie takiego skutku. A w firmie trzeba motywować każdego dnia, w każdej godzinie i w każdej minucie.

Szczytne idee – pracowników zwykle mało interesuje los świata, a nawet los firmy. Na pierwszym miejscu zawsze jest interes własny. Dlatego powiedzenie, że robimy coś ważnego albo powinno być jedynie przypomnieniem, albo nie powinno być wypowiadane wcale. Nie pokładaj nadziei w pracy dla idei, chyba że mówimy o Fundacji lub studentach chcących zdobyć doświadczenie i dobrze się przy tym bawić.

Krzyk. Moja najmniej ulubiona metoda. Jak można w ogóle krzyczeć na pracownika? Menedżer, który nie kontroluje swoich emocji, ma kontrolować zespół ludzi? Niedorzeczne. Jeśli krzyczysz na swoich pracowników, aby ich zmotywować – przestań natychmiast, szkodzisz im, sobie i firmie, a pewnie też bliskim pracowników. Pewnie, że fajnie wyładować emocje i poczuć wyższość, ale to rozwiązanie dla osób ze słabym poczuciem wartości, które szybko negatywnie odbije się na menedżerze.

A jak być może?

Jeśli uważasz którąś z metod za coś oczywistego – nie przejmuj się, oznacza to zwyczajnie, że robisz wszystko tak jak należy.

Czynniki higieny

Nie mam tu na myśli żadnych proszków czy detergentów. Chodzi o niezbędne minimum, aby pracownik w ogóle mógł pracować. Minimum to różni się od pracownika do pracownika i od menedżera do menedżera.

Jedni potrzebują co rano podróżować służbową limuzyną do wielkiego wieżowca w centrum miasta, gdzie czeka na nich ładna sekretarka, gorąca kawa i poranna prasa, a biurko mają większe niż samochód, którym jeżdżą. Innym wystarczy laptop i dostęp do internetu i jakoś sobie poradzą. Mimo tego jest kilka czynników higieny, które są wspólne dla wszystkich i przyczyniają się do poprawy motywacji:

- stabilna płaca, na tyle wysoka aby starczyło do pierwszego

- narzędzia do pracy

- BHP (wszelkiego rodzaju zabezpieczenia, ubranie ochronne i tym podobne)

- odpowiednie relacje z kolegami z pracy

- odpowiednie relacje z przełożonym

To zwykle jest minimum, które musi być spełnione, aby ktoś nie chciał zostawić pracy. Ludzie są często bardzo leniwi jeśli chodzi o poszukiwania nowej pracy, więc jeśli podstawa jest spełniona, raczej nie będą szukać alternatyw, chyba, że skuszeni dużą pozytywną zmianą.

Co nas motywuje?

Wspomniane wcześniej metody to podstawa. Teraz kilka słów o tym, co motywację może zwiększać:

- jasne zasady (za co, jakie nagrody i kary)

- sprawiedliwość (traktowanie wszystkich pracowników na równych zasadach)

Wydawałoby się, że sprawiedliwość należy umieścić w czynnikach higieny. Mimo tego, moje obserwacje potwierdzają, że preferowanie niektórych osób w zespole jest częste i nie jest niezbędnym minimum dla innych, aby pracować.

- przyjazne warunki pracy (fura, komóra, skóra i tym podobne; także dodatkowe urlopy, wakacje, nienormowany czas pracy i wszelkie rozwiązania umilające życie pracownika)

- premie (najlepiej za wyniki osoby, premie dla WSZYSTKICH pracowników firmy nie działają motywująco – bardziej traktowane są jak wygrana w lotto)

- udziały (pracownicy szeregowi zwykle nie doceniają tego, ale menedżerowie wysokiego szczebla często są „kupowani” za udziały w firmie)

- nagrody i wyróżnienia (tytuł „pracownik miesiąca” działa, pod warunkiem, że za tytułem idzie premia lub przywilej)

- dbanie o rozwój pracownika (szkolenia, kursy, podyplomówki itd.)

- promowanie zdrowego trybu życia (na koszt pracodawcy np. karta Multisport)

- promowanie wchłaniania kultury (firmowe wyjścia do teatru, opery)

- ciekawa, kreatywna praca, brak monotonii (nie dla wszystkich)

- stabilizacja i pewność wykonywanych obowiązków (nie dla wszystkich)

Na pewno nie zamyka to listy, ale daje pewien pogląd na bardziej popularne i skuteczne metody.

Ja stosuję tylko jedno kryterium przy doborze czynników – „klient” ma być zadowolony. W tym przypadku pracownik ma być zadowolony. I jego żona (mąż) i dzieci też. A w pracy ma być tak przyjemnie i tak miło jak to możliwe, bez poświęcania produktywności.

Jak stworzyć system motywacyjny?

Na początek wypisz sobie na kartce wszystko to, co może demotywować pracownika, kilka przykładów:

- konieczność wstawania wcześnie rano

- dojazd do pracy

- konieczność robienia tego co chce szef

- nie można w tym czasie leżeć brzuchem do góry

itd.

Następnie wypisz na kartce wszelkie sposoby, jakie są w Twoim zasięgu, aby zmotywować pracowników. Przykłady podałem powyżej, użyj też swojej kreatywności. Oprócz tego stwórz listę czynników higieny i sprawdź, czy czegoś nie brakuje. Jeśli skończą Ci się pomysły – porozmawiaj z pracownikami.

Ważne jest rozpisanie wszystkiego, bo wtedy masz informacje w jednym miejscu.

Jak motywować?

Skoro wiemy już jak chcemy motywować pracowników, czas przejść do kolejnej kluczowej sprawy – jakie zachowania wzmacniać, a jakie osłabiać? Wybiorę sobie dwa zachowania, które chciałbym wzmocnić oraz jedno, które chciałbym osłabić i na tym przykładzie pokażę jak konstruować prosty system motywacyjny.

Zachowania, które chcę wzmacniać:

- przychodzenie do pracy punktualnie

- wyrabianie się z terminami

Zachowanie, które chcę osłabić:

- przylatywanie do mnie z byle problemikiem

Zaczynam więc od metod na zwiększenie motywacji do przychodzenia do pracy punktualnie:

Za przyjście punktualnie do pracy: mały deser po obiedzie na koszt firmy (powiedzmy rurka z kremem za 1zł – firma nie zbankrutuje). Czy spowoduje to, że KAŻDY będzie przychodził punktualnie? Zdecydowanie nie, ale powinno zwiększyć punktualność (zawsze przecież coś się może wydarzyć w drodze do pracy).

Teraz wyobrażam sobie sytuację, w której jakiś pracownik utknął w korku i ze smutną minką domaga się rurki z kremem, bo przecież „to nie moja wina”. Co powinien zrobić menedżer w takim wypadku? Nie dać się złamać – nigdy. Jeśli jakakolwiek wymówka na Ciebie zadziała cały system runie. Jeśli nagradzasz efekty, a nie intencje, to są tylko dwie możliwości: ktoś przyszedł punktualnie i otrzyma nagrodę lub ktoś przyszedł niepunktualnie i nagrody nie otrzyma. Każde odstępstwo od tej zasady to koniec motywacji.

Drugi przypadek – wyrabianie się z terminami. Terminy projektów zapadają raz na kilka miesięcy, jest to też poważniejsza sprawa. Dlatego nagroda w postaci premii będzie bardziej odpowiednia.

Przypadek trzeci – przylatywanie do mnie z byle problemikiem, to zdecydowanie marnowanie mojego cennego czasu i odbieranie wsparcia dla całego zespołu kosztem jednej osoby. Taka osoba potrafi być bardzo męcząca. Jeśli jest to nowy pracownik – można trochę poluzować, ale generalnie menedżer nie powinien zajmować się małymi problemikami. Tak więc ilekroć ktoś do mnie przychodzi z małym problemikiem mogę go zwyczajnie odprawić bez odpowiedzi, co jest wystarczającą „karą”. Jeśli to nie skutkuje, informuję pracownika, że jeśli jeszcze raz przyjdzie do mnie z byle czym, zastosuję karę w postaci notatki służbowej, przy czym może przychodzić z rzeczami ważnymi – i podaję przykłady rzeczy ważnych i rzeczy błahych. Informuję, że jeśli coś jest problemem (np. komunikacja), firma jest gotowa pomóc i wysłać pracownika na szkolenie. Jeśli nadal nie skutkuje (pracownicy mają często potrzebę sprawdzić, czy menedżer jest konsekwentny), stosuję karę.

Z karami trzeba postępować bardzo ostrożnie, ale są one dozwolone w majestacie prawa. Wystarczy zaprzyjaźnić się z Kodeksem Pracy.

Jeśli mamy coś do czego chcemy bardzo zmotywować?

Zdarzają się kluczowe kompetencje, które przesądzają o sukcesie lub porażce firmy. Warto je wzmacniać szczególnie mocno. W tym celu polecam zastosowanie najpierw najlepszych nagród jakie mamy dostępne, obserwowanie zmian jakie zachodzą, a jeśli nadal ktoś znajduje się poniżej linii wymaganego minimum, wprowadzenie kar za nieprzestrzeganie pewnych norm. Jeśli i to nie pomaga – wystarczy zastosować firmową karę ostateczną, czytaj: zwolnienie. Z tym, że nie odnośnie wszystkich na raz – tylko stopniowo zaczynając od najgorszych. Być może wiadomość o tym zmotywuje pozostałych?

Ludzkie podejście

Według mnie najlepszym systemem motywacyjnym jest zwyczajne, ludzkie podejście. Każdy może przecież popełnić błąd. Mimo tego, system to system – nie uznaje wyjątków. Jeśli chcesz mieć zmotywowaną załogę, nie możesz tego osiągnąć bez dobrego systemu motywacyjnego.